Die letzte To do Liste deines Lebens

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Also, ich habe wirklich die Übersicht verloren. Ich kann es nicht einmal mehr ansatzweise nachvollziehen. Überblick habe ich keinen mehr. Es waren einfach zu viele.

Nein, ich spreche nicht von den Aufgaben oder Punkten auf meiner To do Liste. Ich meine die Versuche, die ich gestartet habe, um meine To-do's zu verwalten.

Ob das jetzt Zettel waren, Notizbücher, verschiedene To do Listen Systeme, Software, Apps oder weiß der Geier was nicht alles noch. Wie oft ich To-dos von einer Seite zur anderen geschoben habe, ist echt nicht lustig.

Wir sind irgendwie eine Gesellschaft der Listen geworden. Einkaufslisten, Mitgliederlisten, Terminlisten, Preislisten, Checklisten, To do Listen, Einladungslisten, Projektlisten, Erinnerungslisten, Black Lists, Whatever-Listen. Wir führen Verzeichnisse, kategorisieren, strukturieren, wollen Überblick schaffen, Hierarchie, Ordnung und, und, und. Mit dem Ziel, mehr zu erledigen.

“Das ist das Hamsterrad. Ein Anhäufung von Listen.”

Also, wenn es ein Super-Symbol für dein Hamsterrad gibt, dann ist es wohl die Excel-To-do-Projekt-Liste, die Montag morgens auf deinem Schreibtisch liegt und durchgegangen, umgesetzt, abgearbeitet und abgehakt werden möchte. Und da ich ja vor kurzem den Schreibtisch entsorgt habe, nehmen wir uns nun gemeinsam das nächste Hamsterrad-Symbol vor. Die To do Liste.

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass manche Aufgaben nicht erledigt werden müssen, man bei manchen Meetings nicht zu erscheinen braucht und manche E-Mails keiner Beantwortung bedürfen.

(Anmerkung: Oftmals werden E-Mails ohne groß nachzudenken an einen großen “Verteiler” geschickt, und viele sind in “CC”. In einigen Unternehmen gehört das zur Kommunikationskultur. Ich war selbst in so einem Unternehmen und da ist es oftmals eine gute Strategie nicht immer auf alles einzugehen. Sonst tut man nämlich den ganzen lieben Tag nichts anderes – Danke an Anke für den Kommentar und dass ich dadurch, meine Intention klarer machen konnte.)

Manchmal ist es tatsächlich so, dass sich die Dinge von selbst erledigen. Du wirst jetzt denken „Das kann man doch nicht tun! Ich kann doch nicht etwas, das mir aufgetragen wurde, einfach nicht machen oder Mails einfach nicht beantworten.”

Das ist nämlich das schlechte Gewissen, das wir im Hamsterrad eingepflanzt bekommen, wenn wir nicht funktionieren, sozial erwünscht handeln und brav ausführen.

Auch wenn es sinnlos ist.

Auch wenn es niemanden weiterbringt.

Einfach weil es so gehört. Ich wäre nicht ich, wenn bei mir nicht bei jedem „Das tut man halt so, das haben wir schon immer so gemacht“ die Alarmglocken läuten würden.

Vor allem fürchten wir die Konsequenzen, die soziale Ächtung, wenn wir nicht alles ordnungsgemäß und weitgehend ohne Einsatz des eigenen Gehirns machen, und weil es uns so ergeht, wachen wir mit Argusaugen auch auf die anderen, ob die auch brav ihre weitgehend uninspirierten To do Listen abarbeiten.

Ich möchte nicht falsch verstanden werden.

Ich mache hier keine Werbung für strategische Aufschieberei oder Anarchie am Arbeitsplatz, wo niemand mehr seinen Job macht.

Ich bin nur einfach davon überzeugt, dass wir im Berufsleben viele Dinge tun, die völlig unnötig sind.

Oder anders: Wir treiben zu viel Aufwand damit. Und da du und ich Hamsterrad-Rebellen sind, wagen wir einen mutigen Schritt. Wir eliminieren nicht die To-dos, sondern in weiterer Folge die ganze To do Liste.

Hier die Schritte zu letzten To Do Liste deines Lebens:

Die Pille gegen die Abhaken-Krankheit

Wenn du eine To do Liste entwickelst oder gar vorgesetzt bekommst, ist unser Verhalten zweigeteilt: Entweder wir starten und wollen so schnell wie möglich alles abhaken, oder wir verschieben und vermeiden. Ich verwende gerne zuerst relativ viel Zeit mit dem „Wie“ anstatt mit dem „Was“. Das führt dazu, dass ich zwar weniger schnell ins Handeln komme, aber stattdessen den einfachsten Weg finde. Ich stelle mir bei allen Projekten, die ich angehe (und seien sie auch noch so klein) stets die Frage: „Geht das nicht einfacher?“

Der gute alte Pareto

Vielleicht kennst du es, das Prinzip des italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto, das besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse benötigen 80 % der Gesamtzeit und verursachen die meiste Arbeit. O.k., somit bräuchten wir also nur 20 % unserer Zeit, um wirklich viel zu erreichen. Nur ist natürlich nicht so leicht dahinterzukommen, was von deiner Arbeit das meiste liefert und was du dir sparen kannst. Dafür müssen wir etwas tun, was im Hamsterrad nicht oft und gern gesehen wird. Nämlich denken. Und die Wahrnehmung schärfen auf „gute“ und „schlechte“ Aufgaben. Das geht nicht von heute auf morgen, aber die weiteren Punkte helfen dabei:

Die Macht der Modalverben

Du nimmst der To do Liste den Schrecken und die absolute Macht, wenn du Modalverben im Kopf einsetzt. Das bedeutet, nicht einfach alles als gegeben hinnehmen, sondern die folgende Formulierungen durchgehen:

  • Das könnte ich tun.
  • Das sollte ich tun.
  • Das müsste ich tun.
  • Das will ich tun.
  • Das darf ich tun.

Am wichtigsten ist, dass du auf dem schnellsten Wege die „Könnte ich tun“ von den „Sollte ich tun“ unterscheiden lernst und somit mehr von dem tust, was dich weiterbringt. Es geht nicht um effizienter oder effektiver. Es geht definitiv um weniger Punkte auf deiner To do Liste.

Benutze das gefährlichste Wort der Welt

Manchmal ist das gefährlichste Wort der Welt unser Verbündeter. Weil du nämlich mit Formulierungen wie „noch nicht“, „danach“ oder „später“ einfach auf eines kommst: Bei welchen Aufgaben passiert nichts, wenn du sie nicht „sofort“ machst? Denn vielleicht erledigen sie sich von selbst. Ich sage es hier ganz offen: Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Aufschieben nicht unbedingt dein Feind ist. Wenn es darum geht, die Spreu vom Weizen hinsichtlich der To-dos zu trennen, ist die gute alte Aufschieberitis etwas Großartiges. Und die To do Liste wird wieder ein wenig kleiner.

Erstelle eine „Sinnloses“-Liste

Mache dir eine Übersicht mit Aufgaben, wo du weißt, dass sie sinnlos sind. Also dass sie entweder überholt sind oder du das Ganze auf eine andere Art und Weise einfacher lösen kannst. Vielleicht kommst du auch dahinter, wie viele Daily To-dos, also die lästigen Alltagsroutinen, völlig sinnlos sind. Lasse die Liste anwachsen und mach diese Dinge einfach nicht mehr. Ziel ist, dass die To do Liste schrumpft.

Erstelle eine „Merkt kein Mensch“-Liste

Noch mehr Spaß, weil ein wenig Büro-Meuterei mitschwingt, macht diese Liste. Ich persönlich weiß, dass es sie gibt, die To-dos, die getan werden, tagein und tagaus, aber die niemandem etwas bringen. Null. Nichts. Nada. Aber irgendwie sind diese Aufgaben „untouchable“ oder du machst sie einfach für dich. Vor allem, wenn du ein wenig zu Perfektionismus tendierst, könnte deine „Merkt kein Mensch“-Liste ordentlich anwachsen.

Alle führen eine To do Liste. Wie wäre es mal mit einer Liste „Was ich ab jetzt nicht mehr tue“? Oder wie wäre es, wenn du jeden Tag deine Liste so weit zusammenstreichst, dass nicht viel übrig bleibt und du trotzdem viel erreicht hast? Ein netter Gedanke, der es wert ist, umgesetzt zu werden. Oder vielleicht sogar abgehakt …

Lass es dir gut gehen!

sig

P.S.: Im Übrigen bin ich der Meinung, dass Ehrlichkeit das Leben einfach macht.

P.P.S.: Bei Thomas Mangold gibt's übrigens die perfekte Anleitung für die perfekte ToDo-Liste (Falls du nach wie vor ein Fan davon bist)

(57) Kommentare

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