Bist du multitaskingfähig? Wie du mit Unterbrechungen umgehst

Es gibt eine Reihe von Situationen, die in deinem Hamsterrad-Job nicht unbedingt prickelnd sind: Sich für etwas rechtfertigen, für das du nichts kannst, die überhöhten Erwartungen von irgendwelchen Headquarter-Strategen nicht erfüllen, beim Jour fixe die wichtigen Unterlagen auf deinem Schreibtisch vergessen haben und natürlich der Vorwurf, warum man den nicht multitaskingfähig sei..

Dauernd mühsam sind aber Unterbrechungen. Ein Arbeitstag in einem typischen Hamsterrad-Job ist eigentlich eine Ansammlung an Dauer-Unterbrechungen: Telefonanrufe, wenn du gerade mitten in einem komplexen Excel-Sheet bist, der Typ vom Nebenbüro, der neben dir steht, die Augenbraue hochzieht und wartet, bis du das Telefonat endlich beendet hast, der Chef, der ohne zu klopfen reinplatzt, und so weiter. Ich kann mich noch gut erinnern, wie energieraubend das ist, nach den stetigen Unterbrechungen sich wieder der eigentlichen Aufgabe zuzuwenden. Tatsächlich denke ich, dass in vielen Unternehmen so wenig weitergeht, weil alle Mitarbeiter pausenlos voneinander unterbrochen werden. Wir Menschen sind eben nicht multitaskingfähig. Das beweist die Hirnforschung eindeutig. (Ja, Frauen können das besser als Männer, aber es stress im Berufsleben trotzdem unglaublich)

Aber egal, ob du angestellt (glücklich oder unzufrieden) oder selbständig bist, Unterbrechungen sind einfach ärgerlich, machen dich ineffizient. Multitaskingfähig sein ist kein Ziel – es schmälert eher die Qualität der Arbeitsergebnisse.

Ich habe ein paar Strategien für dich zusammengetragen, was du gegen die notorischen Unterbrecher tun kannst:

Multitaskingfähig – Nein Danke! 8 Schritte, die helfen

1) Nein sagen, aber auch nicht

Ein einfacher dreiteiliger Satz hilft:

Teil 1: „Andreas, ich bin sicher, die Sache ist wichtig.”

Teil 2: “Ich arbeite gerade an einem Report, der in der nächsten Stunde fertig werden muss“

Teil 3: “Lass uns am Nachmittag zusammensetzen, da klären wir das dann.”

Nicht unfreundlich. Nicht einfach nein sagen, nicht ablehnend gewesen. Trotzdem den Unterbrecher fachgerecht entsorgt.

2) Alles stehen und liegen lassen

Wenn der Chef kommt und was braucht, dann muss das ja üblicherweise sofort sein. Einfacher Weg ist, ihr/ihm die Verantwortung zu geben: „Ich arbeite gerade an XY, soll ich damit aufhören, das liegenlassen und stattdessen das jetzt superwichtige Z erledigen?“ Du hast den Ball zurückgespielt und der wird üblicherweise nicht aufgefangen. „O.k., das hat ein wenig Zeit, kommen Sie dann einfach zu mir ins Büro.“ Verantwortung abgeben kann manchmal so nützlich sein.

3) Der professionelle Unterbrecher

Wir kennen sie alle. Völlig befreit von sozialer Kompetenz und kein Gespür dafür, ob das, was sie brauchen, auch nur ansatzweise Wichtigkeit hat, unterbrechen sie alles und jeden, der still hält. In jedem Unternehmen gibt es sie.

Wichtig ist, diese Menschen mit den eigenen Waffen zu schlagen, d.h. sie auch zu unterbrechen oder noch besser, das Muster zu unterbrechen. Das erreichst du durch Bewegung. Wenn du sitzt, steh auf und geh auf den Unterbrecher zu. Wenn du stehst, begibt dich in Bewegung, hole dir Kaffee oder gehe auf die Toilette. Dieses Verhalten verwirrt. Und zwar genug, um nach ein paar Wiederholungen die Unterbrechung für die Zukunft dauerhaft zu unterbinden und klarzustellen: Ich bin nicht multitaskingfähig!

Passender Artikel:
Verlässlichkeit: Wie du stärkere Beziehungen zu deinen Mitmenschen aufbaust
multitaskingfähig
tixonov_valentin / Pixabay

4) Der Unverbesserliche

O.k., ich gebe zu, es gibt manche, die behirnen das dann noch immer nicht. Da hilft dann nichts anderes als Klartext: „Für jedes Ma,l wo Sie mich unterbrechen, hätte ich gerne einen Euro. Könnte mir eine private Insel auf den Fidjis leisten damit.“ Abhängig von der bestehenden Hierarchie in deinem Unternehmen kann das natürlich auch ein wenig diplomatischer ausfallen, aber nicht wenig bestimmt: „Ich werde von Ihnen wirklich häufig unterbrochen. In der Vergangenheit habe ich das noch toleriert. Da ich aber den Eindruck habe, dass ihre Themen in den seltensten Fällen oberste Priorität haben, müssen diese Unterbrechungen jetzt ein Ende finden!“ Vermutlich wird das für Bad Vibes sorgen. Aber besser Bad Vibes bei dem Dauer-Unterbrecher als bei dir.

5) Nicht mal ignorieren

Eine mutige Möglichkeit ist, weiterzumachen. Aufblicken, lächeln, ein Blatt Papier und einen Stift überreichen und unbeeindruckt weiterarbeiten. Braucht Selbstvertrauen, ist aber eine gute Möglichkeit, alle Kollegen, die die Situation mitbekommen, in Zukunft auch von Unterbrechungen abzuhalten und nicht multitaskingfähig sein zu müssen.

6) Dein Büro ist schuld

Vielleicht unterbrechen dich Menschen so gerne, weil es in deinem Büro so gemütlich ist und vor allem, weil ungenutzt Stühle rumstehen. Da kann man gemütlich sitzen und Atmosphärisches rezitieren. Vielleicht geht es gar nicht um Unterbrechung, sondern einfach um ein Pläuschchen. Achte darauf, dass dein Büro nicht zur Kaffeeküche wird dadurch. Am besten für andere die Anwesenheit in deinem Büro so weit wie möglich unterbinden.

7) Hör endlich auf zu telefonieren!

Für mich war es immer am schlimmsten, wenn ich telefonierte und jemand stand ungeduldig neben mir, nonverbal kommunizierend, dass ich wohl jetzt dann bald auflegen sollte. Zwei Möglichkeiten: Entweder mit Handzeichen „Keine Ahnung, wie lange das noch dauert“ oder „Das kann länger werden“ deuten. Spannender ist, ein kleines Schild auszudrucken: „Ich telefoniere gerade. Ungeduldig neben mir stehen beschleunigt das Ganze nicht. Melde mich, sobald das Telefonat erledigt ist!“

8) Die Chance nutzen

Ich bin dann einfach dazu übergegangen, aus manchen Unterbrechungen etwas Positives zu machen. Also den Anlass für eine Pause, etwas anderes anzufangen oder schlicht und ergreifend als Motivationsfaktor. „Also das mach ich jetzt schnellstens fertig, weil nochmal will ich mich da nicht unterbrechen lassen. Denn eines weiß ich: multitaskingfähig bin ich nicht“

Menschen darauf hinzuweisen, dass sie unterbrechen, somit negativen Einfluss auf dein Leben haben (und von dir verlangen, dass du multitaskingfähig bist), ist nicht immer einfach. Du verlässt damit deine Gewohnheitszone und veränderst dein Verhalten. Weil viele Menschen dich bis jetzt „anders“ gewohnt waren. Wichtig ist, dass du dieses „neue“ Verhalten durchziehst und dem treu bleibst.

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4 Antworten

  1. Hi Markus!

    Ich weiß nicht wie viele Stunden meines Lebens schon sinnlos verbraten worden sind, durch diese Unterbrechungen. Und wer weiß, wie viele ich davon schon selbst verschuldet habe. 😉

    Eine weitere gute Möglichkeit ist fixe Gesprächszeiten zu vereinbaren (wenn man hierarchisch in der Situation und Lage ist). Es gibt dann einfach keine Tür und Angel Gespräche mehr, sondern wer etwas wissen will oder braucht, der hebt sich das bis dorthin auf. Das erfordert natürlich extreme Disziplin und Durchsetzung zu Beginn, da für die Unterbrecher selbst ja meistens die Themen allergrößte Priorität haben.

    Wenn man das erfolgreich durchzieht geschieht folgendes:

    Man schaltet auch die Unterbrechung selbst aus, auch wenn man nicht weiter darauf eingeht. Das erspart zusätzlich Ressourcen und die Mitarbeiter / Kollegen überlegen sich selbst, wie wichtig das Thema jetzt wirklich ist und ob sie es nicht eventuell auch selbst lösen können.

    P.S.: Eigen- und selbstständige Menschen eignen sich natürlich besser für diese Methode als reine Befehlsempfänger …

  2. Hallo Markus,

    “Nein” ist ein vollständiger Satz. http://www.aphorismen.de/zitat/87178

    Aber es gibt noch eine Steigerung:
    Ich lerne spanisch. Und mit spanischen Akzent ‘No’ ins Gesicht gesagt, stoppt jeden Unterbrecher!
    (einfach einen stolzen Spanier vorstellen, der ‘No’ sagt!)

    Alois

  3. Ja, das kommt mir alles bekannt vor! Die Tipps tun gut und man hat nicht das Gefühl, der einzige “Depp” zu sein, dem das ständig alles auch im Büro passiert.

  4. Sehr gute Tipps :-). Am Besten sind die Störer kurz vor Feierabend, die noch irgendetwas erledigt haben möchten. “Ich bearbeite das dann morgen gleich in der Früh.” BAM. Sie hassen einen, aber deswegen länger bleiben. NEIN!
    Viel Spaß in Prag:-)

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