Outsourcing – Auch für Dein kleines Start-up eine gute Idee!

Du hast dich gerade aus dem Hamsterrad gekämpft und stehst jetzt mit deinem neuen Start-up vielleicht noch ganz am Anfang. Und plötzlich hörst oder liest du irgendwo, dass du schon wieder anfallende Arbeiten auslagern solltest, um davon zu profitieren. Vielleicht liest du das mit dem Outsourcing hier aber auch zum allerersten Mal. Du fragst dich: Wie soll das funktionieren? Und vor allem: Was soll mir das für Vorteile bringen? Diese Fragen will ich mit diesem Artikel beantworten, damit auch du mit deinem, vielleicht noch recht kleinen Start-up, vom Outsourcing profitieren kannst.

Die Anfänge eines Start-ups und die Schwierigkeiten

Du bist deinen alten, vielleicht sogar lästigen Job los und hast nun ein Start-up gegründet, mit dem du in deine Zukunft starten möchtest? Dann genießt du vielleicht bereits die Dinge, die so ein selbstständiges und junges Unternehmen ausmachen: Die Flexibilität, die Agilität und die Möglichkeit, dein innovatives Geschäftsmodell zu skalieren.

Gerade, wenn du dich noch in der Gründungsphase befindest und noch ganz am Anfang stehst, hast du aber mit großer Wahrscheinlichkeit auch noch nicht allzu viele Mitarbeiter und musst noch einige Kontakte knüpfen.

Wichtig aber, ist das Kerngeschäft – Es geht darum, Ideen weiterzuentwickeln und voranzutreiben, Kontakte zu knüpfen und Kunden zu akquirieren. Außerdem müssen täglich Probleme unterschiedlichster Art gelöst werden.

Selbst wenn zwischendurch mal ein bisschen Zeit übrigbleibt, hilft dir das nicht unbedingt weiter. Denn wenn es dir an Manpower mangelt, fallen immer mehr kleine Arbeiten an, die unerledigt bleiben. So müssten Angebote und Rechnungen geschrieben und die Buchhaltung auf Vordermann gebracht werden. E-Mails wollen beantwortet werden und dein Auftritt bei Facebook, Instagram & Co. könnte, gerade in diesen Zeiten, auch mal wieder ein Update gebrauchen. Aber dann ist da ja noch das Telefon, das ständig klingelt.

Wenn es sich wirtschaftlich noch nicht rechnet, eine eigene Stelle für all dies zu besetzen, bleibt der ganze Kram am Ende doch an dir hängen. Dann verbringst du auch deine Abende und mitunter sogar die Wochenenden an deinem Schreibtisch um Aufgaben zu erledigen, die nur ganz am Rande etwas mit deinem Geschäft zu tun haben, die aber leider nun mal dazugehören. Die Folgen – das garantiere ich dir schon jetzt – sind zermürbend: Frustration wird sich schnell breit machen, du wirst frustriert, ausgelaugt und genervt sein. Dadurch fehlt dir die Energie, die an anderer, eigentlich wichtigerer Stelle besser eingesetzt wäre. Und wenn es noch ungünstiger läuft, verschiebst du alles auf „später“ und dein Start-up beginnt ins Wanken zu geraten.

Deshalb lohnt sich Outsourcing gerade auch für Start-ups

Hier kommt nun also das Outsourcing ins Spiel. Wenn du an den Begriff denkst, hast du eventuell auch als erstes mittelgroße und größere Unternehmen im Kopf, die outsourcen, um Kosten zu sparen. Allerdings eignet sich Outsourcing eigentlich gerade für Start-ups.

Denn die externen Dienstleister springen genau da ein, wo bei deinem Start-up derzeit oder über einen längeren Zeitraum Not am Mann ist. Dies können Büroservices, Buchhaltungs-Anbieter oder Social-Media-Redaktionen sein. Sie alle verursachen zwar auch wieder Kosten, unterm Strich wirst du mit ihnen aber günstiger fahren, als wenn du etwa Leute für die Aufgaben einstellst. Außerdem bekommst du eben dann auch alle Aufgaben erledigt und hast einen freien Kopf. Weiterhin sind die Vorteile, dass…

• dein StartUp, je nach Bedarf, die Expertise von Fachleuten erhält. Die auf diesen Bereich spezialisierten Partner, mit denen du dann zusammenarbeitest, garantieren dir eine Professionalität, die du mit deinem kleinen Team oder sogar ganz alleine nie in diesem Tempo und umfassend aufbauen könntest.

• du Anfängerfehler vermeidest.

• die fixen Personalkosten überschaubar gehalten werden.

• es dir möglich wird, schneller auf Veränderungen zu reagieren.

• du dich mit deinem Unternehmen, wie bereits erwähnt, dann voll und ganz auf die Kernkompetenzen konzentrieren kannst. Du wirst nicht durch Papierkram und Ähnliches ausgebremst und bleibst somit agil und flexibel.

Einige Aufgaben lassen sich nicht abgeben. Und für diese brauchst du genügend Zeit. Zu diesen Aufgaben gehört in erster Linie die strategische Unternehmensentwicklung. Machst du vom Outsourcing Gebrauch, kannst du dich gezielt auf die Systematisierung von Prozessen, die Verbesserung der Qualität und auf das Marketing fokussieren. Außerdem kannst du zwischendurch dann eben auch mal die Füße hochlegen und zeitweise loslassen. Denn Verschnaufpausen sind extrem wichtig – auch, wenn du am liebsten jede Sekunde in dein neues Projekt investieren würdest.

Was können Start-ups outsourcen?

Es sollte teilweise schon klargeworden sein, welche Bereiche, Aufgaben und Dinge du outsourcen kannst. Da du kein Experte in allen Fachgebieten sein kannst und nicht versuchen solltest, Geschäftsleitung, Programmierung, Marketing-Management und vieles mehr souverän und optimal zu erledigen, besteht hier Outsourcing-Potenzial. Fragmentiertes und unkonzentriertes Arbeiten führt mitunter dazu, dass du mit deinem Start-up den Fokus verlierst.

Alles, was also nicht zu deinem Fachbereich gehört und was keiner im Team so erledigen kann, dass er sich seiner Sache einhundertprozentig sicher ist, kannst du an Freelancer, Dienstleister oder Agenturen auslagern.

Folgende Bereiche eignen sich etwa prima fürs Outsourcing:

• Buchhaltung: Kassenbelege und Rechnungen, alleine diese beiden Wörter dürften reichen, um dir einen kalten Schauer über den Rücken laufen zu lassen. Das ewige Sortieren ist die eine Sache, darüber hinaus fehlt auch häufig das passende Know-how. Hast du kein Buchhaltungsseminar besucht, um dir in einer solchen Veranstaltung zumindest einen Einblick in die Grundlagen zu verschaffen, wird es schwierig. Und selbst dann werden Fragen aufkommen und du wirst dich ärgern, nicht gleich outgesourct zu haben.

• Steuerangelegenheiten: Wenn es um Steuern geht, ist es noch wichtiger, alles korrekt zu machen, denn hier liegt der Teufel oft im Detail. Außerdem haben meist nur Profis einen genauen und vollständigen Überblick über die aktuelle Rechtslage. Der ein oder andere Steuerspar-Trick dürfte dir ohne deren Hilfe durch die Lappen gehen. Bei den richtigen Partnern kannst du hier außerdem auch noch von weiteren Leistungen profitieren, um Zeit fürs Kerngeschäft zu generieren. So beraten manche Steuerberater bei diversen betriebswirtschaftlichen Themen oder sie kümmern sich um Lohn- und Gehaltsabrechnungen und bieten Buchhaltungsservice an

• Büroservices: Büroservice-Anbieter übernehmen in der Regel fast alle klassischen Officeaufgaben. So könne sie Telefonate entgegennehmen und die sonstige Korrespondenz erledigen. Außerdem buchen sie Termine und planen Meetings. Wenn du an große Büroservice-Anbieter outsourced, profitierst du davon, dass diese rund um die Uhr, 24/7 zur Verfügung stehen. Gleichzeitig bezahlst du sie aber dennoch nur für die Leistungen, die sie auch verrichten. Damit bleibst du als Gründer für Interessenten und Kunden im Extremfall zu jedem Zeitpunkt erreichbar. Gerade bei internationalen Kontakten in die USA oder nach Asien stellt das einen echten Mehrwert dar. Du musst dir damit auch keine Sorgen um Krankheitsausfälle, Urlaubs- oder Elternzeiten machen. Sorgen, die bei einer angestellten Bürokraft im Unternehmen durchaus berechtigt wären.

Außerdem auch:

• Programmierung
• Grafik/Design
• Texte (Werbetexte, Firmenblog, usw.)
• IT-Infrastruktur
• Support
• Marketing und PR

Outtasking, Nearshoring und Offshoring – Was ist das?

Outsourcing ist übrigens nicht gleich Outsourcing. Wenn du mit deinem Start-up keine ganzen Projekte, sondern einzelne Aufgaben abgibst spricht man konkret von Outtasking.

Bei der Auslagerung bestimmter Tätigkeiten oder Projekte ins nahegelegene Ausland, nennt sich dies Nearshoring.

Offshoring wiederum bezeichnet die Verlagerung der Aufgaben in weiter entfernte Länder.

Gerade was das Nearshoring betrifft, kannst du von den offensichtlichen Vorteilen profitieren: Verlagerst du Aufgaben in osteuropäische Staaten, entstehen durch die niedrigeren Lohnkosten entsprechende Einsparmöglichkeiten. Zudem bietet die geringe Entfernung im Gegensatz zu etwa asiatischen Ländern und hier insbesondere Indien oder China, die als Offshore-Regionen bekannt sind, sowie die identische Zeitzone die Möglichkeit eines deutlich zuverlässigeren Kontaktaustauschs. Und zu guter Letzt sind hier die kulturellen Unterschiede gering und die Arbeitsmoral und sowie die Endresultate mitunter sogar besser als in Deutschland.

Warum Outsourcing manchmal scheitert

Es sollte klargeworden sein, warum Outsourcing gerade auch für dein vielleicht noch kleines Start-up sinnvoll und nötig sein kann. Gehst du das Auslagern der Tätigkeiten jedoch falsch an, kann das schnell auch Chaos sowie ein eigentlich überflüssiges Verbrennen von Zeit und Geld mit sich bringen. Die fünf größten Fehler beim Outsourcing findest du daher abschließend hier zusammengefasst. Präge sie dir gut ein, um sie unbedingt zu vermeiden:

1. Ungenaue Verträge

Du musst im Vertrag alle Leistungen und Details dokumentieren. Andernfalls werden die Versäumnisse hier unter Umständen sehr teuer. Preise, Preiseinheiten sowie Abnahmemengen hingegen sollten auch nachträglich noch flexibel veränder- und regulierbar sein!

1. Die falschen Partner

Ein guter Partner verfügt nicht nur über entsprechende Referenzen. Er hat auch die entsprechende Leistungsfähigkeit, Kompetenz und Bereitschaft, sich deinen Zielen unterzuordnen. Entscheide dich ausschließlich für Partner, die diese Eigenschaften mitbringen!

1. Ungenaue definierte Leistungen

Du solltest zwar nicht zu wenig outsourcen, um genug Zeit fürs Kerngeschäft zu haben. Manche Aufgaben erledigst du aber am besten selbst. Sensible Daten, Prozesse und Produkte sowie dynamische Inhalte sind fürs Outsourcing nur bedingt geeignet. Definiere also den Leistungsumfang richtig und genau!

1. Ungenau definierte Ziele

Ebenfalls scheitert das Outsourcing hin und wieder an ungenau definierten Zielen. Du möchtest vor allem Zeit und Kosten einsparen, deshalb betreibst du Outsourcing. Definiere also die Ziele mit deinen Partnern ganz genau, damit die Erwartungen von beiden Seiten übereinstimmen.

1. Mangelnde Qualitätskontrollen

Outsourcing ohne Qualitätskontrolle funktioniert nicht. Auch aus diesem Grund ist die geringere Distanz beim oben genannten Nearshoring mitunter ein großer Vorteil gegenüber dem Offshoring. Sorge stets für Transparenz und führe bei den externen Dienstleistern immer wieder nachhaltige Kontrollen durch.